Non tutte le riunioni richiedono il classico tavolo da conferenza. Quando è necessario un agigonramento rapido, la riunione stand-up è la soluzione migliore. Gli stand up sono progettati per la massima produttività: sono rapidi, mirati e collaborativi. Ma per rimanere produttivi, alcune regole devono essere seguite.
Che cos’è una riunione stand-up?
Un incontro stand-up è un breve e produttivo incontro quotidiano durante il quale i partecipanti si trovano in piedi e parlano coincisi. Le riunioni stand up consentono ai team di progetto o di prodotto di arrivare rapidamente al punto, riferire i progressi e allinearsi agli obiettivi del progetto.
Sebbene l’idea di un incontro breve e interattivo potrebbe sembrare un’utopia, avere riunioni produttive ma veloci con i vostri colleghi è in realtà abbastanza realizzabile. Di seguito 7 regole per guidarvi verso il successo:
1. Fare attenzione al tempo di tutti
Una riunione stand-up è chiamata riunione stand-up, perché nessuno dovrebbe prendersi il tempo di mettersi a proprio agio nella sala riunioni. Queste riunioni dovrebbero richiedere solo 15 minuti al massimo, quindi la riunione deve essere breve! Se avete bisogno di tempo per approfondire alcuni argomenti, mandate in seguito un’e-mail o decidete un altro momento apropriato per incontrarsi e discutere ulteriormente.
2. Stabilire un obiettivo
Un enorme vantaggio delle riunioni di stand-up è che costringonoi reparti a stabilire delle priorità. Riflettendo sull’obiettivo del reparto proprio all’inizio della riunione (o anche prima!), si tagliano gli argomenti non correlati e si sfrutta al meglio il tempo di tutti. I membri del team entreranno alla riunione con le domande preparate.
3. Rimanere concentrati
Una volta stabilito l’ordine del giorno e l’obiettivo di una riunione, attenetevi ad esso! Scegliere un moderatore può aiutare a mantenere l’incontro organizzato, a rimanere in pista e a mantenere la struttura. Ma non lasciate che il vostro moderatore si prenda tutto lo spazio – assicuratevi che tutti abbiano ancora la possibilità di parlare e di rivolgervi a tutto ciò di cui hanno bisogno!
4. Adattare il formato come necessario
Parlando della struttura delle riunioni, è importante capire che non esiste un approccio unico per le riunioni stand-up. Ogni team ha la propria cultura, le proprie esigenze, il numero di membri del team da accogliere, la diversità di prospettive e altro ancora.
Un modo semplice per strutturare la vostra riunione è il “round-robin style”, in modo che tutti abbiano la possibilità di parlare ogni volta. Puoi anche selezionare gli argomenti da affrontare in ogni riunione – ad esempio, aggiornamenti del progetto, blocchi e sfide – oppure puoi sempre lasciare che il tuo team ti guidi. Fai ciò che ti fa sentire a tuo agio per te e per il tuo team!
5. Includere i dipendenti remoti
È facile trascurare i tuoi compagni di squadra remoti per quanto riguarda gli stand-up, dato che non sono fisicamente nell’edificio. Fortunatamente, grazie a strumenti come le videoconferenze, è possibile collegare tutti da qualsiasi luogo.
Lifesize ha progettato soluzioni di meeting stand-up per innumerevoli aziende e ha sviluppato una linea professionale di apparecchiature per conferenze audio e video, tra cui l’unico sistema di videoconferenza 4K presente sul mercato. I membri del team possono connettersi istantaneamente da qualsiasi luogo con l’app Lifesize desktop e mobile.
6. Rimani coerente
La coerenza è fondamentale quando si tratta di fare riunioni di routine in piedi. Se si è coerenti è possibile aumentare la produttività, migliorare il modo in cui il team comunica tra di loro e rendere la riunione ancora più breve. Per rimanere coerenti:
- Mantenere gli stand-up alla stessa ora ogni giorno
- Utilizzare lo stesso formato per tutti gli stand-up
- Rispettare l’intervallo di tempo (di solito 10-15 minuti)
7. Non dimenticate di seguire
Quando stabilisci un obiettivo nelle tue riunioni di stand-up, non dimenticare di seguire e assicurarti che le tue conversazioni e i tuoi progetti stiano progredendo. Il follow-up dopo i vostri stand-up giornalieri è cruciale perché crea trasparenza in tutto il vostro team. Le aspettative dovrebbero essere ripetute, i passi successivi dovrebbero essere fatti e i compagni di squadra dovrebbero essere ritenuti responsabili.