Centralizzare la posta elettronica conviene?
Un sistema informativo aziendale modernamente strutturato non può rinunciare alla gestione centralizzata della messaggistica, attraverso una piattaforma tecnica in grado di includere le principali funzionalità finalizzate a rendere utilizzabili tutti i canali di comunicazione adeguati alle esigenze di produttività aziendale.
Caratteristiche principali di Kerio Mail:
– Gestione completa di tutte le funzioni offerte da un’unica interfaccia grafica di amministrazione, rendendo semplice e veloce tutte le operazioni volte a modificare, adeguare e soddisfare ogni esigenza emersa in azienda sul fronte della messaggistica integrata.
– Archiviazione centralizzata di tutti i messaggi di posta, nonché degli altri elementi integrativi della messaggistica, come contatti di rubrica o appuntamenti sui calendari, facilitando in questo modo l’adozione delle più opportune soluzioni di backup del patrimonio dati dell’azienda.
– Esaltazione del principio di messaggistica integrata, intesa come:
a- Affiancare alla funzione storica di invio / ricezione delle mail quella di consentire l’utilizzo del calendario appuntamenti e della rubrica indirizzi.
b- Consentire lo sfruttamento di queste funzioni sia sui pc che su ogni altro apparto tecnologico, come telefoni e tablet, vedendo ovunque gli stessi dati, sempre perfettamente aggiornati: una modifica effettuata sul pc sarà replicata in real time sugli apparati mobili adottati da quell’utente.
c- Disponibilità di tutte le funzioni anche soltanto via web, quindi in modo del tutto indipendente dall’uso del proprio pc aziendale e / o dispositivo mobile: attraverso un qualunque accesso internet sarà possibile interagire con il sistema di messaggistica aziendale, potendo fruire di tutte le caratteristiche di cui dispone.
– Rapidità di utilizzo del sistema, ad esempio a seguito di cambio di dispositivi, intesi come pc fissi o portatili o apparati mobili: saranno sufficienti pochi e semplici passaggi di configurazione, anche senza necessità di un intervento tecnico, ma soltanto guidando l’utente via telefono, per iniziare subito a utilizzare la piattaforma di messaggistica integrata.
– Garanzia di conservazione integra dei dati contenuti in ogni archivio individuale di messaggistica, a seguito di danni tecnici a carico di apparti sia fissi che mobili: una volta sostituita la componente danneggiata, facendo ricorso al sistema centralizzato in pochi attimi l’utente avrà nuovamente a completa disposizione l’intero volume dati accumulato lavorando nel corso del tempo sul fronte della messaggistica.
– Estrema flessibilità nell’uso del sistema, potendo ad esempio attribuire diritti d’uso incrociati tra utenti diversi; un utente sarà in grado di visualizzare o anche modificare il calendario o la rubrica di un collega, la cosiddetta gestione granulare della piattaforma, nonché utilizzare anche la messaggistica del collega.
– Possibilità di gestire direttamente lo scambio dei messaggi in entrata / uscita, senza doversi affidare a gestori esterni, con il vantaggio di:
a- Velocizzare il flusso delle mail
b- Eseguire ogni tipo di attività tecnica manutentiva o configurativa senza dover ricorrere a figure tecniche esterne, abbattendo in questo modo la tempistica tecnica richiesta, a beneficio della produttività aziendale, non più soggetta alle procedure d’evasione delle richieste di assistenza normalmente richieste quando ci si affida, come avviene adesso, a gestori esterni.
Dalle considerazioni appena fatte emerge in modo evidente, anche senza affrontare argomenti di natura squisitamente tecnica, l’efficacia e i numerosi vantaggi insiti nell’adozione di una soluzione centralizzata finalizzata a gestire la messaggistica e le comunicazioni in generale, sempre più una delle esigenze più importanti cui deve far fronte ogni azienda modernamente strutturata.
Velocità, semplicità di utilizzo sia per gli utenti finali che per gli amministratori IT, sicurezza di conservazione dei dati, scalabilità in previsione della futura quanto auspicabile crescita aziendale, cui un sistema come Kerio sarà sempre in grado di adeguarsi, tutti elementi che depongono con forza a favore della scelta di una piattaforma di messaggistica integrata come quella che abbiamo presentato.